1. Hoàn công nhà ở là gì?

Về bản chất, sau khi thi công xong, công trình phải được nghiệm thu theo quy định trước khi đưa vào sử dụng. Nghị định 175/2024/NĐ-CP xác định “nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng” là một công việc thuộc giai đoạn thực hiện dự án; sau đó là xác nhận hoàn thành, bàn giao công trình đưa vào sử dụng và lưu trữ hồ sơ liên quan. 

Đối với nhà ở riêng lẻ, cần phân biệt hai việc:

• Nghiệm thu hoàn thành công trình: xác nhận công trình đã được thi công theo hồ sơ thiết kế và đáp ứng các điều kiện cần thiết để đưa vào sử dụng.
• Đăng ký quyền sở hữu nhà ở trên Giấy chứng nhận: cập nhật căn nhà đã xây vào hồ sơ đất đai, nếu chủ sở hữu thực hiện thủ tục đăng ký tài sản gắn liền với đất.

Theo quy định về nghiệm thu, trước khi đưa công trình vào sử dụng, việc thi công phải hoàn thành theo hồ sơ thiết kế được phê duyệt; các công việc, bộ phận và giai đoạn thi công phải được nghiệm thu đầy đủ, đồng thời kết quả kiểm tra, thí nghiệm, thử nghiệm và chạy thử phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. 

Do đó, không nên hiểu “hoàn công” đơn giản là nộp một bộ hồ sơ lên cơ quan nhà nước để xin một loại giấy gọi là “giấy hoàn công”.

Kiểm tra hiện trạng công trình là một khâu trong quá trình nghiệm thu xây dựng. Ảnh: Sưu tầm.

2. Hồ sơ hoàn công nhà ở gồm những gì?

Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào trường hợp cụ thể và quy mô công trình. Với công trình thuộc diện phải thực hiện thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu hoàn thành, hồ sơ hành chính hiện hành gồm báo cáo hoàn thành thi công xây dựng và danh mục hồ sơ hoàn thành công trình. 

Trong thực tế, chủ nhà nên lưu giữ đầy đủ nhóm giấy tờ liên quan đến quá trình xây dựng, đặc biệt:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
• Giấy phép xây dựng nếu công trình thuộc diện phải có giấy phép;
• Hồ sơ thiết kế và bản vẽ được phê duyệt;
• Hồ sơ điều chỉnh thiết kế nếu công trình có thay đổi;
• Hồ sơ, biên bản nghiệm thu;
• Hồ sơ hoàn thành công trình;
• Các giấy tờ liên quan đến chất lượng, an toàn và các yêu cầu chuyên ngành nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

Điểm cần lưu ý là không phải mọi nhà ở riêng lẻ đều phải thực hiện thủ tục kiểm tra nghiệm thu của cơ quan chuyên môn về xây dựng theo cùng một quy trình. Quy định hành chính hiện hành về kiểm tra công tác nghiệm thu có đối tượng, điều kiện và cơ quan giải quyết cụ thể; vì vậy không nên áp dụng máy móc bộ hồ sơ của công trình lớn cho mọi nhà ở riêng lẻ. 

Hồ sơ xây dựng và bản vẽ là những tài liệu cần lưu giữ sau quá trình thi công. Ảnh: Sưu tầm.

3. Trình tự hoàn công nhà ở như thế nào?

Có thể hình dung quy trình theo các bước chính:

Bước 1: Kiểm tra công trình thực tế

Sau khi xây dựng xong, chủ nhà cần đối chiếu hiện trạng với giấy phép xây dựng và hồ sơ thiết kế được phê duyệt, đặc biệt về diện tích xây dựng, số tầng, chiều cao, vị trí và các hạng mục chính.

Nếu công trình có thay đổi so với giấy phép hoặc thiết kế, cần xác định thay đổi đó có thuộc trường hợp được phép hay phải thực hiện thủ tục điều chỉnh trước khi tiếp tục các bước tiếp theo.

Bước 2: Nghiệm thu hoàn thành

Chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu khi công trình đã thi công đầy đủ và đáp ứng các điều kiện theo quy định. Việc nghiệm thu phải dựa trên hồ sơ thiết kế, kết quả nghiệm thu trong quá trình thi công và các kết quả kiểm tra cần thiết. 

Bước 3: Thực hiện kiểm tra nghiệm thu nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra

Đối với trường hợp thuộc thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu của cơ quan chuyên môn về xây dựng, chủ đầu tư gửi hồ sơ đề nghị kiểm tra theo quy định. Quy trình hiện hành quy định việc nộp hồ sơ trước thời điểm dự kiến nghiệm thu và cơ quan có thẩm quyền kiểm tra các điều kiện nghiệm thu hoàn thành. 

Bước 4: Đăng ký nhà ở là tài sản gắn liền với đất nếu cần

Nếu căn nhà chưa được ghi nhận trên Giấy chứng nhận và chủ sở hữu có nhu cầu đăng ký, đây là thủ tục đất đai riêng. Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định hồ sơ, trình tự đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất; tùy trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà ở, hồ sơ xây dựng hoặc các tài liệu liên quan.

Vì vậy, hoàn thành xây dựng, nghiệm thu và cập nhật căn nhà trên Giấy chứng nhận là các khâu có liên quan nhưng không nên đồng nhất thành một thủ tục duy nhất.

4. Khi nào cần cập nhật nhà đã xây vào sổ?

Nếu chủ nhà muốn đăng ký quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất, hồ sơ sẽ được giải quyết theo thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.

Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định người yêu cầu đăng ký có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc theo hình thức trực tuyến trên Cổng dịch vụ công theo điều kiện áp dụng. Cơ quan đăng ký đất đai sẽ kiểm tra hồ sơ, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai và thực hiện việc cấp hoặc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận theo từng trường hợp. 

Đây là điểm quan trọng khi làm “hoàn công” nhà: nếu mục tiêu của chủ nhà là để căn nhà được ghi nhận trên Giấy chứng nhận, không nên dừng ở việc có biên bản nghiệm thu mà cần thực hiện thêm thủ tục đăng ký tài sản gắn liền với đất nếu pháp luật và tình trạng hồ sơ yêu cầu.

Giấy chứng nhận có thể được cập nhật thông tin về tài sản gắn liền với đất theo quy định. Ảnh: Sưu tầm.

5. Nhà xây sai giấy phép có hoàn công được không?

Nếu hiện trạng nhà khác giấy phép xây dựng, chẳng hạn xây thêm tầng, tăng diện tích, thay đổi vị trí hoặc xây dựng hạng mục không có trong giấy phép, việc “hoàn công” không đơn giản là bổ sung thêm một bản vẽ hiện trạng.

Trước tiên cần xác định:

• Công trình có thuộc diện phải xin giấy phép xây dựng hay không;
• Nội dung xây dựng thực tế khác giấy phép ở điểm nào;
• Phần sai khác có phù hợp quy hoạch và quy định xây dựng hay không;
• Có thuộc trường hợp được điều chỉnh giấy phép hoặc phải xử lý vi phạm hay không;
• Sau khi xử lý, công trình có đủ điều kiện để nghiệm thu và đăng ký tài sản hay không.

Đặc biệt, việc một căn nhà tồn tại trên thực tế không đồng nghĩa toàn bộ diện tích xây dựng mặc nhiên được công nhận quyền sở hữu. Hồ sơ đăng ký tài sản phải đáp ứng các điều kiện tương ứng của pháp luật đất đai và xây dựng. Nghị định 101/2024/NĐ-CP cũng quy định các trường hợp phải xác minh điều kiện tồn tại của nhà ở, công trình khi hồ sơ không có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu. 

Hiện trạng công trình cần được đối chiếu với giấy phép và hồ sơ xây dựng. Ảnh: Sưu tầm.

6. Mất bao lâu để hoàn công nhà ở?

Thời gian không có một con số chung cho mọi căn nhà vì cần tách nghiệm thu công trình và đăng ký tài sản trên Giấy chứng nhận.

Đối với thủ tục kiểm tra công tác nghiệm thu thuộc thẩm quyền cơ quan chuyên môn về xây dựng, thủ tục hành chính hiện hành quy định thời hạn giải quyết là 14 ngày làm việc đối với công trình còn lại và 20 ngày làm việc đối với công trình cấp I, cấp đặc biệt, tính từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định. 

Trong khi đó, nếu chủ nhà thực hiện đăng ký nhà ở là tài sản gắn liền với đất, thời gian sẽ phụ thuộc vào loại hồ sơ, tình trạng giấy tờ và quy trình giải quyết đăng ký đất đai tương ứng. Vì vậy, khi tính thời gian hoàn công, không nên chỉ hỏi “bao lâu có giấy hoàn công” mà cần xác định chính xác đang làm nghiệm thu công trình hay đăng ký quyền sở hữu nhà trên Giấy chứng nhận.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến đất đai và tài sản gắn liền với đất. Ảnh: Sưu tầm.

7. Lưu ý trước khi làm thủ tục hoàn công

Chủ nhà nên kiểm tra hiện trạng căn nhà với giấy phép và hồ sơ thiết kế trước khi nộp hồ sơ. Nếu có sai khác, việc xử lý từ đầu thường quan trọng hơn việc chỉ chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn công.

Đồng thời, cần giữ lại hồ sơ xây dựng trong suốt quá trình thi công, bởi các tài liệu này có thể được sử dụng khi nghiệm thu hoặc khi đăng ký tài sản gắn liền với đất. Với nhà đã xây nhưng chưa được ghi nhận trên Giấy chứng nhận, nên xác định riêng yêu cầu về đăng ký quyền sở hữu thay vì mặc định rằng chỉ cần “xin hoàn công” là thông tin căn nhà sẽ tự động được cập nhật.

Tóm lại, thủ tục hoàn công nhà ở cần được nhìn theo chuỗi: xây dựng đúng hồ sơ → nghiệm thu hoàn thành → thực hiện kiểm tra nghiệm thu nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra → đăng ký nhà ở là tài sản gắn liền với đất khi có nhu cầu/thuộc trường hợp phải đăng ký. Quy trình cụ thể sẽ khác tùy giấy phép, hiện trạng căn nhà và tình trạng Giấy chứng nhận.